Как управлять внешней и внутренней средой организации?

Как управлять внешней и внутренней средой организации?

Человек все всегда старается держать в поле своего зрения и под контролем. Более того, во всех сферах деятельности именно контроль, в разумных рамках, является гарантированным залогом успеха.

Контроль или управление призваны выполнять ряд важных функций:

  • Своевременно выявлять неизбежные изъяны, просчеты, недоработки, обязательно находить пути их исправления;
  • Определять, какие факторы извне или внутри способны повлиять на ход течения процессов или событий;
  • Разрабатывать и внедрять процессы, стимулирующие активную и эффективную деятельность.

Но напомним, что все это достигается вследствие того, что контроль оправдан и ограничен разумными рамками. Однако на практике очень сложно найти эту золотую середину — удержать баланс между недостаточным и избыточным контролем.

Любая компания никак не может функционировать без отрыва от окружающей среды. Именно окружающий мир влияет на организацию и ее действия, так или иначе взаимодействует с ней. Точно так же компания или предприятие не может быть оторвано от внутренней среды: все внутренние процессы влияют на организацию, ее действия.

Определение организации

Организация – это скоординированная группа людей, которые выполняют определенные действия и объединены достижением общей цели. Организация будет считаться таковой, если она обладает следующими признаками:

  • Есть 2 (минимум) человека, считающих себя частью единой группы;
  • Существует общая для всех членов группы цель.

Организации могут быть формальными или неформальными.

Первые – официально зарегистрированные, действуют в соответствии с актуальным законодательством.

Вторые – официально не зарегистрированы. Они возникают спонтанно, но достаточно регулярно. Практически постоянно неформальные организации образуются в рамках любой официальной.

Существуют определенные показатели, которые позиционируют организацию:

  1. Ресурсы —  внутренняя среда организации. Сюда относятся сотрудники, материально-техническая база, капитал.
  2. Распределение труда. Речь идет как о параллельно функционирующих подразделениях, так и об объединенных работой составных частях организации – службах, отделах.
  3. Наличие управления. Это обязательное условие любой организации, которое существенно необходимо для того, чтобы поставленные цели были достигнуты. Все структурные составляющие организации должны быть скоординированы вертикальным распределением труда. Именно поэтому организация должна иметь во главе руководителей с четко распределенными обязанностями.
  4. Зависимость от внешней среды. Иными словами – от политической и экономической ситуации, конкурентов, потребителей, профсоюзов, правительственных актов, техники и технологии в целом.

Что такое «внутренняя» и «внешняя» среда?

Внутренняя среда – те процессы, даже совокупность процессов, которые позволяют преобразовать ресурсы организации в достижение цели. Например, бесперебойно поставлять на рынки сбыта собственную продукцию или неизменно оказывать услуги рядовому потребителю. Внутренняя среда имеет два подвида —  операционный и ресурсный. Ресурсная часть – то, что организация должна преобразовать в конечный продукт, а операционная – все то, чем организация пользуется во время этого преобразования.

Внутренняя среда включает такие элементы как миссия и политика организации, владельцы, уровень управления, человеческие ресурсы, структура, организационная культура, финансы, имидж компании и др.

Внешней средой называют все факторы и условия окружающей действительности, в рамках которых организации приходится существовать и взаимодействовать.

Для того, чтобы организация эффективно функционировала, она обязана приспосабливаться к факторам и изменениям внешней среды. Такая организация позиционируется, как «открытая система». Все, что происходит вне организации, так или иначе отражается на ее деятельности. И разумному руководителю необходимо постоянно держать во внимании все процессы, происходящие вне собственной организации, чтобы вовремя отреагировать на них изменениями внутренней среды.

Аналогично все настроения и ситуации, которые возникают внутри организации (в ее внутренней среде), также должны быть в поле зрения руководителя. Для того, чтобы успеть вовремя принять меры или, наоборот, извлечь выгоду для повышения продуктивности организации.

Методы управления внутренней средой

Управление внутренней средой базируется на определенных принципах, которые ограничены нормами, сводами правил и положениями каждой конкретной организации. Как правило, все это прописано в статуте и в функциональных обязанностях руководящего состава.

Как мы уже говорили, внутренняя среда — это и персонал, и капитал, и оборудование, ресурсы, сырье и т.д. Разве возможно одному руководителю удерживать все это в поле зрения и осуществлять действенный контроль? Конечно, нет. Потому и существуют руководители подразделений – это уже вопросы к структуре организации.

Но все же, чем тогда управляет руководитель? Всем вышеперечисленным. Давайте рассматривать все по порядку.

Управление персоналом базируется на принципах профессионализма, ориентации на постоянное обучение работников, лояльного подхода к управлению, постоянных инвестиций в развитие сотрудников. Важно обеспечить все этапы своей деятельности необходимым количеством рабочей силы и при этом оплатить труд персонала. Управление рабочей силой может быть:

  • административным, то есть регулироваться нормами правил;
  • экономическим (заключается в денежной мотивации сотрудников – зарплатах, премиях, оплате проезда, страховке, бесплатном питании и других льготах);
  • социально-психологическим — таким, которое воздействует на заинтересованность людей. Причем, психологические приемы оказывают влияние на конкретного работника как на личность, а вот социологические приемы применяются относительно групп людей – подразделений, отделов, служб.

2) Управление сырьевой и ресурсной базой осуществляется, как правило, опосредствованно — через глав соответствующих отделов. Для контроля и управления ресурсами работники соответствующих подразделений составляют отчеты и графики о приходах и расходах денег, ресурсов, материалов. Они контролируют все процессы получения и переработки сырья поэтапно. Курируют контроль качества, распределение рабочей силы. Изредка работают с контролирующими органами, сводят количественные показатели на складе с цифрами в отчетах. Обязательно составляют планы закупок.

  • Управление материально-технической базой следует выполнять по тем же принципам, что и в предыдущем пункте. Здесь ответственные работники осуществляют ремонтные, профилактические и обслуживающие работы, контролируют финансовые потоки и запасы на складе.
  • Управление финансами осуществляется благодаря отчетам и планированию. Состоит из двух аспектов – где взять средства и куда их потратить.

Как видим, управление внутренней средой осуществляется посредством назначения и контроля соответствующих работников. И это — достаточно продуктивная модель управления, по мнению абсолютного большинства экспертов. Задача основного руководителя – подобрать соответствующие кадры, чтобы каждый человек был на своем месте, имел необходимую квалификацию и обладал нужными знаниями и навыками, а также, чтобы стремился к личностному и профессиональному росту. Хороший руководитель не будет требовать ежеминутный отчет о проделанной роботе, но строго спросит со своих подчиненных, когда работа будет окончена. Более того, есть примеры очень успешных организаций, в которых руководящий состав вообще не вникал в повседневный труд своей команды, даже не интересовался, насколько пунктуальны были его сотрудники, и сколько времени они проводили в стенах предприятия. Однако была поставлена цель и в случае ее успешного достижения все, кто приложил к этому руку, получали премию. В противном случае с виновными прощались без выходного пособия. Следует отметить, что работа этой организации была весьма продуктивной и успешной.

Управление внешней средой

Сталкиваясь с неблагоприятными факторами внешней среды, организация (для дальнейшего выживания и функционирования) должна эффективно отреагировать на них, быть максимально мобильной и быстрой в принятии решений.

Управление внешней средой возможно двумя путями – внешним и внутренним.

Внутренние стратегии осуществляются следующими приемами:

  • Создание запасов – это самый распространенный, «классический» способ реакции на переменные факторы внешней среды. Позволяет обезопасить свое производство от простоя, потери прибыли;
  • Смена деятельности – самый простой способ, который применим при неблагоприятных изменениях во внешней среде. Можно перенести бизнес в другую сферу полностью или частично, сменить выпуск продукта, спецификацию работы;
  • Набор персонала, точнее, частичное или выборочное устройство сотрудников. Можно переманить к себе персонал компаний-конкурентов или представителей госучреждений, связанных с отраслью вашего бизнеса;
  • Нормирование – ввод ограничений на производство своих товаров, их продажу или на оказание объема услуг. В этой мере возникает необходимость, когда растет спрос – фактор внешней среды. Пример — условие в магазине «не более 5-ти единиц в одни руки».
  • Сглаживание воздействия на спрос своих услуг и товаров. Самый яркий пример – устройство распродаж и скидок в «мертвые сезоны».

Внешние стратегии – это:

  • Маркетинговые исследования – очень затратная стратегия, без которой практически невозможно наладить прибыльное дело. Организация не может эффективно работать в неопределенной среде, не изучив потребности и проблемные места своей сферы, или не узнав о спросе и благосостоянии своей покупательской аудитории.
  • Заключение контрактов – важная мера, которая помогает обезопасить компанию от нестабильности цен, нерегулярных поставок ресурсов, безответственных клиентов.
  • Объединение или слияние – совмещение нескольких групп или компаний в одну для достижения коллегиальной цели.
  • Лоббирование – использование связей, сферы влияния правительства или отдельных представителей власти для удовлетворения своих интересов.

Как видим, при грамотном подходе практически на любой фактор внешней среды можно найти управу. Главное — быть заинтересованным и ориентированным на решение проблемы, быть готовым проявлять гибкость.

Как сделать управление более эффективным?

Этот вопрос волнует целые поколения руководителей. Пожалуй, важным фактором успеха является высокая компетенция, постоянное саморазвитие и осведомленность в нюансах вашей сферы деятельности.

Базовыми секретами эффективного управления являются:

  • Руководитель должен одновременно быть принципиальным (четко придерживаться своих функциональных обязанностей) и мобильным — проявлять разумную гибкость, широту взглядов.
  • Управление станет более эффективным, если станет целенаправленным, будет иметь ясно сформулированные задачи – как основные, так и промежуточные. При этом постановка целей должна быть выполнимой, реалистичной. Также важна широта взглядов, практическая составляющая и обоснованность.
  • Управление должно быть открытым для взаимодействия. То есть, руководитель не просто осуществляет контроль, но и принимает отклики, открыт для рекомендаций, готов к диалогу – и с подчиненными, и с клиентами.
  • Также необходимо иметь четко прописанные стандарты соответствия, критерии, по которым будет оцениваться результативность организации.
  • Любой руководитель должен, что называется «держать нос по ветру», — максимально чутко реагировать, а иногда и опережать все изменения внешней и внутренней среды.
  • Хороший руководитель обязан быть строгим, но справедливым, готовым нести ответственность, быстро принимать важные решения, иметь широкий кругозор и уметь выстраивать причинно-следственные связи.

Сообщите нам!

Ваше сообщение получено!