Как управлять внешней и внутренней средой организации?

Как управлять внешней и внутренней средой организации?

Человек всё всегда старается держать в поле своего зрения и под контролем. Более того, во всех сферах деятельности именно контроль, в разумных рамках, является гарантированным залогом успеха.

Контроль или управление призваны выполнять ряд важных функций.

  • Своевременно выявлять неизбежные изъяны, просчёты, недоработки, обязательно находить пути их исправления.
  • Определять, какие факторы извне или внутри способны повлиять на ход течения процессов или событий.
  • Разрабатывать и внедрять процессы, стимулирующие активную и эффективную деятельность.

Но напомним, что всё это достигается вследствие того, что контроль оправдан и ограничен разумными рамками. Однако на практике очень сложно найти эту золотую середину – удержать баланс между недостаточным и избыточным контролем.

Любая компания никак не может функционировать без отрыва от окружающей среды. Именно окружающий мир влияет на организацию и её действия, так или иначе взаимодействует с ней. Точно так же компания или предприятие не может быть оторвано от внутренней среды: все внутренние процессы влияют на организацию, её действия.

Определение организации

Организация – это скоординированная группа людей, которые выполняют определённые действия и объединены достижением общей цели. Организация будет считаться таковой, если она обладает следующими признаками:

  • есть минимум два человека, считающих себя частью единой группы;
  • существует общая для всех членов группы цель.

Организации могут быть формальными или неформальными.

Первые официально зарегистрированные, действуют в соответствии с актуальным законодательством. Вторые официально не зарегистрированы. Они возникают спонтанно, но достаточно регулярно. Практически постоянно неформальные организации образуются в рамках любой официальной.

Существуют определённые показатели, которые позиционируют организацию.

  1. Ресурсы   внутренняя среда организации. Сюда относятся сотрудники, материально-техническая база, капитал.
  2. Распределение труда. Речь идёт как о параллельно функционирующих подразделениях, так и об объединённых работой составных частях организации – службах, отделах.
  3. Наличие управления. Это обязательное условие любой организации, которое необходимо для того, чтобы поставленные цели были достигнуты. Все структурные составляющие организации должны быть скоординированы вертикальным распределением труда. Именно поэтому организация должна иметь во главе руководителей с чётко распределёнными обязанностями.
  4. Зависимость от внешней среды. Иными словами, от политической и экономической ситуации, конкурентов, потребителей, профсоюзов, правительственных актов, техники и технологии в целом.

Что такое «внутренняя» и «внешняя» среда?

Внутренняя среда – совокупность процессов, которые позволяют преобразовать ресурсы организации в достижение цели. Например, бесперебойно поставлять на рынки сбыта собственную продукцию или неизменно оказывать услуги рядовому потребителю. Внутренняя среда имеет два подвида –  операционный и ресурсный. Ресурсная часть – то, что организация должна преобразовать в конечный продукт, а операционная – всё то, чем организация пользуется во время этого преобразования.

Внутренняя среда включает такие элементы, как миссия и политика организации, владельцы, уровень управления, человеческие ресурсы, структура, организационная культура, финансы, имидж компании и др.

Внешней средой называют все факторы и условия окружающей действительности, в рамках которых организации приходится существовать и взаимодействовать.

Чтобы организация эффективно функционировала, она обязана приспосабливаться к факторам и изменениям внешней среды. Такая организация позиционируется как «открытая система». Всё, что происходит вне организации, так или иначе отражается на её деятельности. И разумному руководителю необходимо постоянно держать во внимании все процессы, происходящие вне собственной организации, чтобы вовремя отреагировать на них изменениями внутренней среды.

Аналогично все настроения и ситуации, которые возникают внутри организации (в её внутренней среде), также должны быть в поле зрения руководителя. Чтобы успеть вовремя принять меры или, наоборот, извлечь выгоду для повышения продуктивности организации.

Методы управления внутренней средой

Управление внутренней средой базируется на определённых принципах, которые ограничены нормами, сводами правил и положениями каждой конкретной организации. Как правило, всё это прописано в статуте и в функциональных обязанностях руководящего состава.

Как мы уже говорили, внутренняя среда – это персонал, капитал, оборудование, ресурсы, сырьё и т.д. Разве возможно одному руководителю удерживать всё это в поле зрения и осуществлять действенный контроль? Конечно, нет. Потому и существуют руководители подразделений, это уже вопросы к структуре организации.

Но всё же, чем тогда управляет руководитель? Всем вышеперечисленным. Давайте рассматривать всё по порядку.

Управление персоналом базируется на принципах профессионализма, ориентации на постоянное обучение работников, лояльного подхода к управлению, постоянных инвестиций в развитие сотрудников. Важно обеспечить все этапы своей деятельности необходимым количеством рабочей силы и при этом оплатить труд персонала. Управление рабочей силой может быть:

  • административным, то есть регулироваться нормами правил;
  • экономическим (заключается в денежной мотивации сотрудников – зарплатах, премиях, оплате проезда, страховке, бесплатном питании и других льготах);
  • социально-психологическим, таким, которое воздействует на заинтересованность людей, причём психологические приёмы оказывают влияние на конкретного работника как на личность, а вот социологические приёмы применяются относительно групп людей – подразделений, отделов, служб.

2) Управление сырьевой и ресурсной базой осуществляется, как правило, опосредствованно – через глав соответствующих отделов. Для контроля и управления ресурсами работники соответствующих подразделений составляют отчёты и графики о приходах и расходах денег, ресурсов, материалов. Они контролируют все процессы получения и переработки сырья поэтапно. Курируют контроль качества, распределение рабочей силы. Изредка работают с контролирующими органами, сводят количественные показатели на складе с цифрами в отчётах. Обязательно составляют планы закупок.

  • Управление материально-технической базой следует выполнять по тем же принципам, что и в предыдущем пункте. Здесь ответственные работники осуществляют ремонтные, профилактические и обслуживающие работы, контролируют финансовые потоки и запасы на складе.
  • Управление финансами осуществляется благодаря отчётам и планированию. Состоит из двух аспектов – где взять средства и куда их потратить.

Как видим, управление внутренней средой осуществляется посредством назначения и контроля соответствующих работников. И это достаточно продуктивная модель управления, по мнению абсолютного большинства экспертов. Задача основного руководителя – подобрать соответствующие кадры, чтобы каждый человек был на своём месте, имел необходимую квалификацию и обладал нужными знаниями и навыками, а также, чтобы стремился к личностному и профессиональному росту. Хороший руководитель не будет требовать ежеминутный отчёт о проделанной работе, но строго спросит со своих подчинённых, когда работа будет окончена. Более того, есть примеры очень успешных организаций, в которых руководящий состав вообще не вникал в повседневный труд своей команды, даже не интересовался, насколько пунктуальны были его сотрудники, сколько времени они проводили в стенах предприятия. Однако была поставлена цель и в случае её успешного достижения все, кто приложил к этому руку, получали премию. В противном случае, с виновными прощались без выходного пособия. Следует отметить, что работа этой организации была весьма продуктивной и успешной.

Управление внешней средой

Сталкиваясь с неблагоприятными факторами внешней среды, организация (для дальнейшего выживания и функционирования) должна эффективно отреагировать на них, быть максимально мобильной и быстрой в принятии решений.

Управление внешней средой возможно двумя путями – внешним и внутренним.

Внутренние стратегии осуществляются следующими приёмами

  • Создание запасов, это «классический» способ реакции на переменные факторы внешней среды. Позволяет обезопасить своё производство от простоя, потери прибыли.
  • Смена деятельности – самый простой способ, который применим при неблагоприятных изменениях во внешней среде. Можно перевести бизнес в другую сферу полностью или частично, сменить выпуск продукта, спецификацию работы.
  • Набор персонала, точнее, частичное или выборочное устройство сотрудников. Можно переманить к себе персонал компаний-конкурентов или представителей госучреждений, связанных с отраслью вашего бизнеса.
  • Нормирование – ввод ограничений на производство своих товаров, их продажу или на оказание объёма услуг. В этой мере возникает необходимость, когда растёт спрос – фактор внешней среды. Пример – условие в магазине «не более пяти единиц в одни руки».
  • Сглаживание воздействия на спрос своих услуг и товаров. Самый яркий пример – устройство распродаж и скидок в «мёртвые сезоны».

Внешние стратегии представляют собой следующее.

  • Маркетинговые исследования – очень затратная стратегия, без которой практически невозможно наладить прибыльное дело. Организация не может эффективно работать в неопределённой среде, не изучив потребности и проблемные места своей сферы или не узнав о спросе и благосостоянии своей покупательской аудитории.
  • Заключение контрактов – важная мера, которая помогает обезопасить компанию от нестабильности цен, нерегулярных поставок ресурсов, безответственных клиентов.
  • Объединение или слияние – совмещение нескольких групп или компаний в одну для достижения коллегиальной цели.
  • Лоббирование – использование связей, сферы влияния правительства или отдельных представителей власти для удовлетворения своих интересов.

Как видим, при грамотном подходе практически на любой фактор внешней среды можно найти управу. Главное, быть заинтересованным и ориентированным на решение проблемы, быть готовым проявлять гибкость.

Как сделать управление более эффективным?

Этот вопрос волнует целые поколения руководителей. Пожалуй, важным фактором успеха является высокая компетенция, постоянное саморазвитие и осведомлённость в нюансах вашей сферы деятельности.

Базовыми секретами эффективного управления являются следующие.

  • Руководитель должен одновременно быть принципиальным (чётко придерживаться своих функциональных обязанностей) и мобильным – проявлять разумную гибкость, широту взглядов.
  • Управление станет более эффективным, если будет целенаправленным, иметь ясно сформулированные задачи, как основные, так и промежуточные. При этом постановка целей должна быть выполнимой, реалистичной. Также важна широта взглядов, практическая составляющая и обоснованность.
  • Управление должно быть открытым для взаимодействия. То есть руководитель не просто осуществляет контроль, но и принимает отклики, открыт для рекомендаций, готов к диалогу и с подчинёнными, и с клиентами.
  • Также необходимо иметь чётко прописанные стандарты соответствия, критерии, по которым будет оцениваться результативность организации.
  • Любой руководитель должен, что называется, «держать нос по ветру» – максимально чутко реагировать, а иногда и опережать все изменения внешней и внутренней среды.
  • Хороший руководитель обязан быть строгим, но справедливым, готовым нести ответственность, быстро принимать важные решения, иметь широкий кругозор и уметь выстраивать причинно-следственные связи.

Сообщите нам!

Ваше сообщение получено!